Artigo IV: Processo Operacional

Constituição v4.1

Artigo IV: Processo Operacional

4.1 Deveres dos Membros dos Círculos

Ao desempenhar um Papel em um Círculo, você tem os seguintes deveres para com os seus colegas Membros do Círculo quando eles estiverem agindo em nome dos outros Papéis no Círculo.

4.1.1 Dever da Transparência

Você tem o dever to prover transparência quando solicitado pelos seus colegas Membros do Círculo em qualquer uma das seguintes áreas:

  1. Projetos & Próximas Ações: Você deve compartilhar quaisquer Projetos e Próximas Ações que você está rastreando para os seus Papéis no Círculo vs quaisquer outras atividades potenciais competindo pela sua atenção e recursos.
  2. Prioridade Relativa: Você deve compartilhar o seu julgamento da prioridade relativa de quaisquer Projetos & Próximas Ações rastreadas para os seus Papéis no Círculo vs quasiquer outras atividades potenciais competindo pela sua atenção e recursos.
  3. Projeções: Você deve fornecer uma projeção da data que você espera completar quaisquer Projetos ou Próximas Ações rastreadas para qualquer um dos seus Papéis no Círculo. Uma estimativa aproximada é o suficiente, considerando o seu contexto e as prioridades, mas sem análise detalhada ou planejamento. Esta projeção é não é um compromisso obrigatório de modo algum, e a não ser que a Governança diga de outra forma, você não tem o dever de monitorar esta projeção, gerenciar o seu trabalho para alcançá-la, ou seguí-la se algo mudar.
  4. Itens de Checklist & Métricas: Você deve compartilhar se você completou ou não ações regulares e recorrentes que você executa de forma rotineira a serviço dos seus Papéis no Círculo. Você deve também rastrear e reportar quaisquer métricas atribuídas aos seus Papéis pelo Elo Principal do Círculo, ou por qualquer outro Papel ou processo que foi concedida a autoridade para definir as métricas do Círculo.

4.1.2 Dever do Processamento

Você tem o dever de prontamente processar mensagens e solicitações dos seus colegas Membros do Círculo, do seguinte modo:

  1. Solicitações de Processamento: Outros Membros do Círculo podem pedir para você processar qualquer Responsabilidade ou Projeto de um Papel que você desempenha no Círculo. Se você não tem Próximas Ações rastreadas para isto, você deve identificar e capturar uma Próxima Ação não existirem quaisquer outras razoáveis que você possa assumir. Se não existirem, então você deve então compartilhar o que você está aguardando. Isto deve ser ou uma Próxima Ação ou Projeto rastreado para outro Papel, ou um evento ou condição específica que deve acontecer antes que você possa tomar novas Próximas Ações.
  2. Solicitações para Projetos e Próximas Ações: Outros Membros do Círculo podem pedir que você tome uma Próxima Ação ou Projeto específico em dos seus Papéis do Círculo. Se você considerar isto uma Próxima Ação ou Projeto razoável para assumir, então você deve aceitá-lo e rastreá-lo. Senão, você deve ou explicar o seu raciocínio, ou capturar e comunicar uma Próxima Ação ou Projeto diferente que você acredita que irá atender o objetivo do solicitante.
  3. Solicitações para Impactar Domínios: Outros Membros do Círculo podem pedir para impactar um Domínios controlado por um de seus Papéis no Círculo. Se você não vê objeções para o pedido, você deve permiti-lo. Caso contrário, você deve explicar quaisquer Objeções para o solicitante.

4.1.3 Dever da Priorização

Você tem o dever de priorizar onde focar a sua atenção e recursos em alinhamento com as seguintes restrições:

  1. Processamento mais que Execução: Você deve geralmente priorizar o processamento de mensagens de entrada dos seus colegas Membros do Círculo em detrimento de executar as suas próprias Próximas Ações. Contudo, você pode temporariamente adiar o processamento a fim de processar mensagens em lote em um único bloco de tempo ou em um momento mais conveniente, desde que o seu processamento seja ainda assim razoavelmente rápido. Processar significa engajar-se em deveres descritos nesta seção, incluindo considerar a mensagem, definir e capturar Próximas Ações ou Projetos quando apropriado, e, mediante solicitação, responder como a mensagem foi processada. Processamento não significa execução em detrimento das Próximas Ações e Projetos capturados, que não é coberto por esta regra de priorização.
  2. Reuniões Solicitadas mais que Execução: A pedido de um colega Membro do Círculo, você deve priorizar atender quaisquer reuniões do Círculo exigidas por esta Constituição mais do que executar as suas próprias Próximas Ações. Contudo, você ainda pode recusar o pedido se você já tem planos agendados para o horário da reunião, ou se o pedido foi para uma série contínua ou padrão de reuniões em vez de uma instância de reunião específica.
  3. Necessidades do Círculo mais que Metas Individuais: Você deve se integrar e se alinhar com quaisquer priorizações ou Estratégias oficiais do Círculo, como aquelas especificadas pelo Elo Principal do Círculo ao avaliar como dispor o seu tempo, atenção e outros recursos do seu trabalho para o Círculo.

4.1.4 Elos podem transmitir Deveres

Como um Elo Principal, Elo Representativo ou Elo Transversal no Círculo, você pode convidar alguém mais para engajar os Membros do Círculo nos deveres especificados nesta seção. Você pode apenas estender este convite para auxiliar no processamento de uma Tensão específica afetando a entidade que você é ligado, e apenas se você também sentir a Tensão e permanecer engajado no seu processamento. A pessoa que você convidar se torna temporariamente um Membro do Círculo, como se ele ou ela também desempenhasse um Papel, mas apenas durante o processamento daquela Tensão específica. Você pode retirar este convite a qualquer momento.

4.1.5 Expectativas implícitas não detém peso algum

Todas as suas responsabilidades e restrições como um Parceiro da Organização são definidas nesta Constituição e na Governança que resulta dela. Expectativas e restrições anteriores ou implícitas não carregam nenhum peso ou autoridade, a menos que a Governança do Círculo explicitamente as autorize, ou se elas vêm de uma obrigação básica ou acordo contratual que você pessoalmente tem com a Organização.

4.2 Reuniões Táticas

O Secretário do Círculo é responsável por regularmente agendar Reuniões Táticas para facilitar as operações do Círculo. O Facilitador é responsável por presidir as Reuniões Táticas em alinhamento com as seguintes regras e quaisquer Políticas relevantes do Círculo.

4.2.1 Foco & Objetivo

Reuniões Táticas são para:

  1. compartilhar o estado de conclusão de ações recorrentes em checklists detidos pelos Papéis do Círculo;
  2. compartilhar métricas regulares para que os Papéis do Círculo reportem;
  3. compartilhar as atualizações de progresso de Projetos e outros trabalhos em posse dos Papéis do Círculo; e
  4. triar Tensões limitando os Papéis dos Círculos em Próximas Ações, Projetos ou outros resultados que ajudem a reduzir estas Tensões.

4.2.2 Comparecimento

Todos os Membros Principais do Círculo e qualquer pessoa normalmente convidada a participar das Reuniões de Governança do Círculo são também convidados a participar das suas Reuniões Táticas, a menos que uma Política diga o contrário. Não há aviso prévio ou quórum para uma Reunião Tática, a menos que uma Política diga o contrário.

4.2.3 Facilitação & Processo

O Facilitador deve normalmente usar o seguinte processo para Reuniões Táticas:

  1. Rodada de Check-in: Durante esta etapa, o Facilitador permite que cada participante, um de cada vez, compartilhe o seu estado atual ou pensamentos, ou ofereça algum outro tipo de comentário de abertura para a reunião. Respostas não são permitidas.
  2. Revisão de Checklists: Durante esta etapa, o Facilitador pede a cada participante que verifique a conclusão de quaisquer ações recorrentes no checklist daquele participante.
  3. Revisão de Métricas: Durante esta etapa, o Facilitador pede a cada participante que compartilhe os dados de quaisquer métricas atribuídas àquele participante pelo Elo Principal ou por qualquer Papel ou processo que define as métricas do Círculo.
  4. Atualizações de Progresso: Durante esta etapa, o Facilitador pede a cada participante que destaque o progresso para alcançar qualquer Projeto ou expressar qualquer Responsabilidade de qualquer Papel do participante no Círculo. Participantes podem apenas compartilhar o progresso feito desde o último relato dado, e não a situação geral do Projeto ou Responsabilidade. Cada participante pode decidir quais Projetos ou Responsabilidades são dignos de relato, contudo, se outro Membro do Círculo explicitamente solicitar atualizações de um Projeto específico, este deve ser incluído no relato até que seja concluído ou abandonado. Para atualizações de progresso de Projetos ou Responsabilidades de um Subcírculo, o Facilitador deve permitir que o Elo Principal e o Elo Representativo do Subcírculo tenham a oportunidade de compartilhar atualizações.
  5. Triagem de Problemas: Durante esta etapa, o Facilitador é responsável por construir uma pauta de Tensões para processar na Reunião Tática solicitando ítens de pauta de todos os participantes, usando as mesmas regras da Reunião de Governança, definidas no item 3.3.4. Contudo, em Reuniões Táticas, o Facilitador processa ítens da pauta simplesmente permitindo que o dono do item da pauta engaje os outros nos seus Papéis e deveres conforme desejado e até que um caminho para resolver a Tensão seja identificado. Se quaisquer Próximas Ações ou Projetos forem aceitos durante esta discussão, o Secretário é responsável por capturá-los e distribuir esses resultados para todos os participantes. O Facilitador deve tentar dar tempo para processar cada item da pauta dentro da reunião, e, a fim de fazê-lo, pode cortar o processamento de qualquer item que esteja tomando mais tempo do que o devido.
  6. Rodada de Encerramento: Durante esta etapa, o Facilitador permite que cada participante, um de cada vez, compartilhe uma reflexão de encerramento ou outro pensamento desencadeado pela reunião. Respostas não são permitidas.

Um Círculo pode adotar uma Política para acrescentar ou mudar este processo obrigatório.

4.2.4 Substitutos para Membros Ausentes

Se um Papel Definido do Círculo está completamente ou parcialmente sem representação em uma Reunião Tática devido a ausência de alguém, o Elo Principal do Círculo pode agir dentro daquele Papel para preencher a lacuna. Se o Elo Principal também estiver ausente, qualquer participante pode aceitar Próximas Ações ou Projetos em nome desse papel, contudo, estas podem ser tratadas pela pessoa que normalmente desempenha o Papel como apenas solicitações feitas sob os termos do item 4.1.2(b).

4.3 Medidas Individuais

Como um Parceiro da Organização, em alguns casos você está autorizado a agir fora da autoridade dos seus Papéis, ou até mesmo quebrar as regras desta Constituição. Agindo sob esta autoridade estendida, você está tomando “Medidas Individuais”, e você está limitado pelas seguintes regras:

4.3.1 Situações Permitidas

Você só pode tomar uma Medida Individual quando todas as seguintes forem verdadeiras:

  1. Você está agindo de boa fé para servir o Propósito ou expressar as Responsabilidades de algum Papel dentro da Organização ou da Organização como um todo.
  2. Você realmente acredita que a sua ação resolveria ou previniria mais Tensões para a Organização do que ela provavelmente iria criar.
  3. A sua ação não causaria, comprometeria, ou permitiria gastos ou de outra forma a alienação de recursos ou bens da Organização, além dos limites que você já está autorizado a gastar.
  4. Se a sua ação violasse quaisquer Domínios ou Políticas, você realmente acredita que você não pode retardar a ação por tempo suficiente para solicitar quaisquer permissões normalmente exigidas, ou propor uma mudança na Governança para permitir a sua ação, sem perder muito do seu valor potencial.

4.3.2 Comunicação & Restauração

Ao tomar uma Medida Individual, você tem o dever de explicar a sua ação e a intenção por trás dela a qualquer Parceiro que desempenhe um Papel que possa ter sido afetado de forma significativa. A pedido de qualquer um destes Parceiros, você também tem o dever de tomar quaisquer medidas adicionais adequadas para ajudar a resolver quaisquer Tensões criadas pela sua Medida Individual.

Se a sua Medida Individual estava efetivamente agindo dentro de outro Papel, ou violou um Domínio ou uma Política, então você deve deixar de continuar a tomar Medidas Individuais similares mediante solicitação de qualquer pessoal que normalmente controle aquele Papel, Domínio ou Política, ou mediante solicitação do Elo Principal do Círculo que detém a entidade afetada.

4.3.3 Esclarecendo a Governança

Se a sua Medida Individual é uma instância de uma atividade recorrente ou função recorrente necessária por um Círculo, e esta atividade ou função não está ainda explicitamente preconizada pela Governança do Círculo, então você é responsável por tomar medidas de continuação para remover esta lacuna. Este acompanhamento pode incluir a proposta de Governança para cobrir a necessidade, ou a tomada de medidas para eliminar que a necessidade desta atividade ou função acontença em primeiro lugar.

4.3.4 Prioridade das Exigências Corolárias

Depois de tomar Medidas Individuais, você tem o dever de priorizar a execução das exigências corolárias definidas nesta seção sobre a execução do seu trabalho regular. Contudo, o Elo Principal de qualquer Círculo que contenha totalmente todos Papéis que foram atingidos de forma significativa pela sua ação pode ainda alterar esta prioridade padrão.